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Datenschutz

Resphere GmbH

Stand: Mai 2024

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Resphere GmbH (nachfolgend Resphere) und Ihre Rechte in Bezug auf den Datenschutz. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf natürliche Personen persönlich beziehbar sind wie beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse usw. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Legaldefinitionen in Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Die Datenschutzerklärung von Resphere muss in Verbindung mit sonstigen rechtlichen Hinweisen und Nutzungsbedingungen gelesen werden, die auf anderen Seiten unserer Website oder bei Vertragsanbahnung zur Verfügung gestellt werden. Welche Daten sonst im Einzelnen verarbeitet und genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienst-/Werkleistungen oder sonstigen Vertragsvereinbarungen. Bitte beachten Sie dabei die jeweiligen Datenschutzerklärungen, die wir Ihnen gegebenenfalls im Rahmen der Vertragsanbahnung gesondert zukommen lassen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen und des Ansprechpartners Datenschutz

a) Verantwortlicher:
Resphere GmbH
Wilhelm-Lang-Straße 1-3,
76571 Gaggenau
Fax: +49 7225 9181590
E-Mail: info@resphere.de

b) Ansprechpartners Datenschutz:
Resphere GmbH
Wilhelm-Lang-Straße 1-3,
76571 Gaggenau
Fax: +49 7225 9181590
E-Mail: datenschutz@resphere.de

2. Information über die Kategorien und Quellen personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website https://portal.resphere.de, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (Server-Log-Files). Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen, deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und weiteren administrativen Aufgaben nachzukommen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO). Die folgenden Informationen werden dabei ohne ihr Zutun erfasst und temporär in einem sog. Logfile gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung (Name und URL der abgerufenen Datei), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, Website, von der die Anforderung kommt (Referrer-URL), Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners, der Name Ihres Access-Providers sowie die jeweils übertragene Datenmenge. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziffer 10 dieser Datenschutzerklärung.

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Post, Fax, Telefon, ein Kontaktformular oder bei Anmeldung am Portal werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse,- oder Tel-Nr. bzw. Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Geschäftsanbahnung mit uns erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a) DS-GVO). Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Im Übrigen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten im Interessentenprozess, Name, Adresse/andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail Adresse) auch von Mitarbeitern/Ansprechpartnern, Score-Werte von Auskunfteien. Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder Kontakte in schriftlicher Form, durch Sie oder von uns initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten, z. B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis; (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Direktmarketingmaßnahmen.

3. Zweck der Datenverarbeitung und Angabe der Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit der DS-GVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DS-GVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Dienst-/Werkleistungen oder sonstigen vertraglicher Leistungen gegenüber unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach der konkreten Leistung und unter anderem Korrespondenz, Bedarfsanalysen, Beratung, Erbringung von Dienst-/Werkleistungen, Abwicklung von Softwarelizensierungen, den Kauf von Hardware und die Durchführung von Workshops umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DS-GVO) Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Beispiele:

  • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache; inkl. Kundensegmentierungen
  • Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens
  • Verhinderung von Straftaten
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)
  • Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
  • Risikosteuerung

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten im Verbund/Konzern) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen ist dies formfrei möglich; es genügt beispielsweise eine E-Mail an info@resphere.de.

d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO) Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B.HGB, AO, GmbHG) Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken in unserem Unternehmen.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb von Resphere erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet. Unser Unternehmen bedient sich für bestimmte technische Prozesse der Datenverarbeitung der Unterstützung externer Dienstleister, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Alle unsere Auftragsverarbeiter sind sorgfältig ausgewählt und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie sind ebenso zu Verschwiegenheit verpflichtet und verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen unseres Unternehmens.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Dritte ist stets zu beachten, dass wir Informationen über Sie ausschließlich dann weitergeben, wenn dies (i) gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung unserer oder berechtigten Interessen Dritter gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO erforderlich ist, (ii) eine gesetzliche Verpflichtung besteht, (iii) Sie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt haben, (iv) und/oder von uns sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit und unter Einhaltung der sich aus Art. 28 DS-GVO ergebenden Verpflichtungen für uns tätig werden.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Wirtschaftsprüfer/Steuerberater/Rechtsanwälte, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist
  • Hersteller von Soft- und Hardware, vergleichbare Einrichtungen und Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen: Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Call-Center-Services, Newsletter, Datenvernichtung.
  • Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR (sog. Drittstaaten) bzw. an internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies zur Ausführung bestehender Verträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen von Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister in Drittstaaten eingesetzt, werden diese zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet, soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.

6. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange und soweit es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Geschäftsbeziehung mit unseren Mandanten oftmals auf unabsehbare Zeit angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, z.B. nach HGB, AO, GwG. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. BGB kann die Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Datenschutzrechte der Betroffenen

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m § 19 BDSG).

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages bzw. die Zurverfügungstellung der Dienstleistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

9. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein:

  • Um Sie zielgerichtet über Produkte und Dienstleistungen informieren und beraten zu können, setzen wir ggf. Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.
  • Im Rahmen der Beurteilung Ihrer Kreditwürdigkeit nutzen wir gegebenenfalls das Scoring von Auskunfteien. Dabei wird die Wahrscheinlichkeit berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird. Das Scoring beruht auf mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren. Die errechneten Scorewerte der Auskunfteien unterstützen uns bei der Entscheidungsfindung und gehen in das laufende Risikomanagement unseres Unternehmens mit ein.

10. Cookies

Wir verwenden auf unserer Webseite sog. Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Speichermedium Ihres Endgerätes, also beispielsweise auf einer Festplatte, gespeichert werden und durch die uns als verantwortliche Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihr Endgerät übertragen. Diese Webseite verwendet folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise nachfolgend erläutert werden. Cookies, die Ihrem Webbrowser zugehörig gespeichert werden:

  • Transiente Cookies: Diese Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie Ihren Webbrowser schließen. Dazu zählen insbesondere Session-Cookies. Diese speichern eine sog. Session-ID, anhand der sich verschiedene Anfragen Ihres Webbrowsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dies ermöglicht eine Wiedererkennung Ihres Endgeräts, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Session-Cookies werden gelöscht, sobald Sie sich ausloggen oder den Webbrowser schließen.
  • Persistente Cookies: Diese Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Diese Cookies können Sie in den Einstellungen Ihres Webbrowsers jederzeit löschen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die vorstehenden Cookies dient dazu, das Angebot unserer Webseite insgesamt für Sie nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Einige Funktionen unserer Webseite können ohne den Einsatz dieser Cookies nicht angeboten werden. Insbesondere erfordern einige Funktionen unserer Webseite es, dass Ihr Webbrowser auch noch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Soweit Sie über einen Account verfügen, setzen wir die Cookies ein, um Sie für Folgebesuche identifizieren zu können. Dadurch wird vermieden, dass Sie sich bei jedem Besuch unserer Webseite erneut einloggen müssen. Diejenigen Daten, die durch Cookies verarbeitet werden, die für die Bereitstellung der Funktionen unserer Webseite erforderlich sind, werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Soweit Cookies zu Analysezwecken eingesetzt werden, dienen diese dazu, die Qualität und Nutzerfreundlichkeit unserer Webseite, ihrer Inhalte und Funktionen zu verbessern. Sie ermöglichen uns, nachzuvollziehen, wie die Webseite, welche Funktionen und wie oft diese genutzt werden. Dies ermöglicht uns, unser Angebot fortlaufend zu optimieren.

Soweit Cookies nicht technisch zwingend erforderlich sind, setzen wir diese nur mit Ihrer zuvor erklärten Einwilligung, die Sie zudem jederzeit widerrufen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die vorstehenden Cookies werden auf Ihrem Endgerät gespeichert und von diesem an unseren Server übermittelt. Sie können daher die Verarbeitung der Daten und Informationen durch Cookies selbst konfigurieren. Sie können in den Einstellungen Ihres Webbrowsers entsprechende Konfigurationen vornehmen, durch die Sie beispielsweise Third-Party Cookies oder Cookies insgesamt ablehnen können. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen unserer Webseite ordnungsgemäß nutzen können. Darüber hinaus empfehlen wir eine regelmäßige manuelle Löschung von Cookies sowie Ihres Browser-Verlaufs.

11. Minderjährigenschutz

Personen unter 18 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Wissentlich sammeln wir solche Daten nicht und geben sie auch nicht an Dritte weiter.

12. Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2024. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, unsere Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

c. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen und ist zu richten an:
Resphere GmbH, Wilhelm-Lang-Straße 1-3,76571 Gaggenau
Fax: + 49 7225 9181590
E-Mail: info@resphere.de